Cách tổng hợp công từ máy chấm công đơn giản bạn có biết?

Máy chấm công là một thiết bị vô cùng quen thuộc đối với mỗi chúng ta. Tại các công ty, doanh nghiệp có quy mô dù lớn dù nhỏ thì máy chấm công luôn là một thiết bị không thể thiếu. Tuy nhiên, việc xử lý các dữ liệu trong máy chấm công là khá phức tạp và không phải ai cũng có thể làm được tốt. Vậy bạn có biết các xử lý và tổng hợp công từ máy chấm công ra sao để nhanh chọn và chính xác nhất hay không?

Các bước xử lý tổng hợp công từ máy chấm công cơ bản

Máy chấm công luôn được sử dụng trong các công ty, doanh nghiệp nhằm đơn giản hoá việc quản lý và lưu trữ công lao động của nhân viên một cách chính xác, minh bạch. Nhờ vậy, sau khi đến thời hạn, người có quyền xử lý sẽ tiến hành tổng hợp công từ máy chấm công để có bảng lương thưởng phù hợp dành cho nhân viên. Vậy bạn có biết xử lý tổng hợp công bao gồm những những bước nào hay không?

Xem thêm:  Máy chiếu – Thiết bị máy chiếu chính hãng giá tốt

Tải dữ liệu từ máy chấm công

Mọi dữ liệu từ ngày nghỉ, thời gian đến làm việc, thời gian tan làm, tăng ca, … đều được nhập và lưu trữ trong máy chấm công. Do đó, khi đến thời điểm tính công, thì người nắm quyền xử lý sẽ tiến hành tải toàn bộ dữ liệu xuống. Với một vài thiết kế mới thì thiết bị thường sẽ được cài đặt tính năng hỗ trợ tự động tải về. Tuy nhiên nếu không có, bạn có thể tải dữ liệu thô về theo hai cách sau:

• Nhấp con trỏ vào chấm công, chọn biểu tượng hình còn có mũi tên 2 chiều ghi “Quản lý dữ liệu điểm danh” rồi chọn mũi tên chỉ thẳng xuống, tức là download. Sau đó, bạn tiến hành chọn thiết bị mà mình cần tải, nhấp con trỏ vào dấu tích.
• Bạn đăng nhập vào hệ thống, vào bảng thông tin của máy chấm công và tiến hành chọn máy xử lý. Trong trường hợp bạn muốn chọn nhiều máy thì có thể bôi đen hoặc thao tác nhanh trên bàn phím nhờ phím tắt Ctrl. Sau khi chọn xong, bạn nhấp chuột phải và tải dữ liệu xuống để tổng hợp công từ máy chấm công.

Kiểm tra dữ liệu thô

Để không xảy ra sai sót gì sau khi tải toàn bộ dữ liệu công về, bạn nên kiểm tra qua dữ liệu thô. Đây là dữ liệu đã được phần mềm tổng hợp lại tự động theo cơ chế hoạt động đã được lập trình trước đó. Và để kiểm tra lại trước khi tính, bạn hoàn toàn có thể mở tab duyệt dữ liệu thô để xem. Phần này nằm trong mục Chấm công hoặc tính công khi bạn tải dữ liệu về.

Theo đó, khi truy cập, bạn có thể trực tiếp kiểm tra một số đầu mục từ thanh “Điều kiện hiển thị log” như:

• Vào đầu tiên – Ra cuối cùng
• Log đầu tiên – cuối cùng
• Vào Ra
• Lần lượt
• Xem 1 cột

Bên cạnh xem những dữ liệu được chọn lọc như trên, còn có thể xem được tổng thể dữ liệu của từng nhân viên và tiến hành chỉnh sửa dữ liệu của nhân viên đó khi phát hiện có sai sót. Để chính sửa, bạn chỉ cần nhấp chuột chọn nhân viên, chọn thời gian cần điều chỉnh, đúp chuột phải và tìm thông tin cần chỉnh sửa lại là được.

>>>> bài viết liên quan: cách tính lương theo doanh thu

Tính công và xem kết quả

Sau khi sửa những thiếu sót từ dữ liệu thô, người có nhiệm vụ tổng hợp công ở máy chấm công sẽ tiến hành tính công lại. Việc tính công rất đơn giản khi bạn chỉ cần chọn nhân viên, thời gian sau đó nhấp chuột vào biểu tượng bánh răng cưa. Ngay sau đó, ở màn hình sẽ hiện thông báo xử lý hoàn tất việc chấm công.

Xuất báo cáo chấm công

Sau khi tổng hợp công từ máy chấm công hoàn tất, để xuất báo cáo, bạn có thể thực hiện theo những bước cơ bản sau:

• Vào chấm công, chọn biểu mẫu chấm công
• Chọn kiểu báo cáo phù hợp
• Chọn mẫu báo cáo thích hợp
• Tiến hành xuất dựa theo thiết kế của báo cáo đã hoàn tất trước đó

Xem thêm:  Màn hình tương tác thông minh giá rẻ

Tính năng hỗ trợ tổng hợp công ở máy chấm công đem lại lợi ích gì cho chúng ta?

Có thể thấy, việc sử dụng máy chấm công giúp chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian khi tổng hợp lại công lao động của toàn bộ nhân viên một cách chính xác, nhanh gọn. Đặc biệt, với một công ty, doanh nghiệp lớn thì quỹ thời gian mà chúng ta có thể thu ngắn lại là vô cùng lớn.

Khi tổng hợp công, máy chấm công không chỉ giúp bạn dễ dàng rà soát lại phần thông tin thô mà còn dễ dàng sửa đổi khi thông tin của nhân viên có sai sót. Bên cạnh đó, chỉ một vài thao tác đơn giản, bạn có thể tính và lưu tổng công của nhân viên một cách dễ dàng. Sẽ không sai khi nói rằng, máy chấm công giúp việc quản lý ở mỗi công ty, doanh nghiệp trở nên hiệu quả hơn rất nhiều.

Với những chia sẻ trên, mong rằng phần nào chúng tôi đã giúp bạn có cái nhìn rõ hơn về cách tổng hợp công từ máy chấm công cũng như những lợi ích mà nó đem lại cho công việc của chúng ta hiện nay.