Tin tức, Tin Máy chấm công
Cách làm bảng chấm công trên word đúng chuẩn bạn có biết?
Bảng chấm công là một yếu tố không thể thiếu trong quá trình quản lý nhân sự ở mỗi công ty, doanh nghiệp. Nhờ chúng, việc tính công, lương thưởng sẽ trở nên rõ ràng và minh bạch hơn. Dù quan trọng là vậy nhưng lại không phải ai cũng biết cách làm bảng chấm công trên word cho đúng. Vậy bạn có biết những thao tác cơ bản trên word để tạo ra một bảng chấm công hoàn chỉnh hay không?
Mục đích của bảng chấm công là gì?
Trong mỗi công ty, doanh nghiệp, bảng chấm công là cơ sở để đánh giá thái độ, sự chăm chỉ của nhân viên trong quá trình làm việc trên những thông tin, số liệu cụ thể. Dựa vào đó, mức độ lương thưởng hay phạt cũng được tính toán chính xác và minh bạch hơn. Mặt khác, sự xuất hiện của bảng chấm công cũng tác động không nhỏ vào tinh thần tự giác, nâng cao ý thức làm việc của nhân viên.
Thực tế, đối với riêng một số mô hình công ty, doanh nghiệp, hình thức chấm công không quá được đề cao. Tuy nhiên, một trong những tiêu chí nhất định phải có để xây dựng được một công ty, doanh nghiệp có tính hoạt động ổn định. Vậy bạn có biết cách làm bảng chấm công trên word ra sao là đúng chuẩn nhất hay không?
>>> Xem thêm: Máy chấm công – Máy chấm công vân tay, thẻ từ giá rẻ
Cách ghi chép, lưu trữ dữ liệu trong bảng chấm công
Đối với một doanh nghiệp, công ty có nhiều bộ phận thì việc trực tiếp quản lý tất cả nhân sự là rất khó khăn, thiếu hiệu quả và tốn thời gian. Vì vậy, cách thức ghi chép chấm công trên word có thể làm như sau:
- Các bộ phận , phòng ban sẽ làm một bảng chấm công hàng tháng riêng nhằm quản lý nhân viên ở bộ phận mình.
- Mỗi ngày, người đứng đầu là tổ trưởng, trưởng phòng có trách nhiệm chấm công, ghi rõ thông tin của nhân viên bằng các ký hiệu quy ước.
- Cuối tháng, người có thẩm quyền sẽ tiến hành ký chứng nhận vào bảng và chuyển các giấy tờ, nội dung bảng chấm đến bộ phận kế toán. Từ đây, bên kế toán sẽ tiến hành kiểm tra và đối chứng, từ đó tính lương thưởng chính xác cho nhân viên.
- Sau khi được xử lý dữ liệu và quyết toán xong, bảng chấm công sẽ được lưu tại phòng kế toán.
Xem thêm: Máy chiếu – thiết bị máy chiếu chính hãng giá rẻ
Cách làm bảng chấm công trên word đúng chuẩn
Hiện nay, so với Excel thì cách làm bảng chấm công trên word tốn thời gian và công sức hơn. Tuy nhiên đây vẫn là cách được nhiều công ty, doanh nghiệp áp dụng. Vậy bạn có biết cách làm bảng chấm công word sau cho đúng chuẩn và hợp lý nhất hay không?
Nếu như trên Excel có sẵn từng ô cột thì ở Word, bạn phải tự tạo Table. Theo đó, dưới đây là những điều cơ bản về cách làm bạn có thể tham khảo:
Cấu trúc
Một bảng chấm công chuẩn gồm có 3 phần là thông tin cơ bản của bộ phận chấm công, bảng chấm công và ghi chú cần thiết. Cụ thể:
- Thông tin cơ bản của bộ phận chấm công: Với mỗi một bộ phận trong công ty, doanh nghiệp sẽ có bảng chấm công để quản lý nhân viên của bộ phận riêng. Vì thế, trên phía đầu mỗi bảng chấm công sẽ có tên đơn vị hoặc tên bộ phận nhằm phân biệt dễ dàng hơn.
- Bảng chấm công: Bảng chấm công là phần quan trọng nhất có tên và thông tin của nhân viên, đồng thời có số ngày hay những tiêu chí để đánh giá và chấm công nhân viên. Nói đơn giản hơn, bảng chấm công chứa toàn bộ thông tin quan trọng nhất trong việc tổng hợp công và và tính lương thưởng cho nhân viên.
- Ghi chú: Đây là phẩm dùng để khai tên người chấm công, người phụ trách, người duyệt cũng như thời gian chấm. Bên cạnh đó, dưới cùng của phiếu sẽ là những ký hiệu chấm công để người duyệt dễ dàng kiểm tra và rà soát lại thông tin.
Thiết kế bảng
Với cách làm bảng chấm công trong word, bảng của bạn phải có được đầy đủ những thông tin sau:
- Số thứ tự – Tên nhân viên – Cấp bậc: Đây là những thông tin cơ bản nhất cần có ở nhân viên khi chấm công. Dựa vào đây, chúng ta có thể biết được một bộ phận có bao nhiêu nhân viên, định danh của từng người cũng như chức vụ đảm nhiệm, bởi tuỳ vào từng vị trí và mức lương và chỉ số phụ sẽ khác nhau.
- Ngày trong tháng: Đây là cột thông tin dùng để điểm danh số ngày đi làm đúng giờ, muộn giờ hay tăng ca của nhân viên để có chế độ thưởng phạt hợp lý.
- Quy ra công: Cột quy ra công là dựa trên những giá trị lao động của nhân viên thể hiện qua các yếu tố như: Sản phẩm, thời gian, số ngày nghỉ, công hưởng bảo hiểm xã hội, ….
Một vài lưu ý khi chấm công
Một vài lưu ý khi làm bảng chấm công trên word mà bạn nên note lại là:
- Xác định rõ phương thức chấm công phù hợp (Theo ngày, giờ, nghỉ bù) để thiết kế bảng chấm công tương thích, tránh trường hợp nhập dữ liệu vào bảng một kiểu nhưng chấm công lại theo một kiểu khác.
- Các tiêu chí trong bảng chấm công cần thiết kế thành những bảng lớn, trong từng bảng sẽ có những mục bảng chi tiết hơn, tránh rườm rà làm ảnh hưởng đến việc tổng hợp công khi hết tháng.
- Sau khi hoàn thành dữ liệu chấm công thô cần ghi rõ ngày giờ để tránh nhầm với công của những tháng trước.
Tìm hiểu ngay các mẫu máy chấm công mới nhất được phân phối bởi CÔNG TY TFT để chọn cho mình sản phẩm phù hợp nhất: Máy chấm công wifi
Cách làm bảng chấm công trên word sẽ không còn quá phức tạp nếu bạn nắm rõ được những bước làm trên. Mong rằng chia sẻ này phần nào giúp bạn dễ dàng tạo được một bảng chấm công chuẩn trong tương lai.
CEO & Founder tại Công ty TFT, là người tham vấn chuyên môn và kiểm duyệt nội dung tại website: https://tft.vn/, nơi cung cấp thông tin giúp khách hàng nắm dõ hơn về sản phẩm dịch vụ tại TFT, hướng dẫn khách hàng cách sử dụng vận hành hiệu quả các giải pháp TFT cung cấp.
